Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer

Effectief debiteurenbeheer is onontbeerlijk, structurele problemen kunnen zorgen voor ongewenste effecten op de financiële “gezondheid” van uw eigen onderneming. Derhalve enkele tips.

Controleer uw relatie op voorhand

Verzeker uzelf van de financiële gegoedheid van uw potentiële relatie. Ga voor zover mogelijk na of de persoon waarmee u onderhandelt wel vertegenwoordigingsbevoegd is, zeker bij grotere financiële belangen. Raadpleeg vaker het KvK-handelsregister. Uiteraard is dit niet altijd mogelijk of krijgt u geen eenduidig antwoord. In dat geval is het zonder meer raadzaam om in ieder geval te zorgen dat u beschikt over de juiste informatie en gegevens. Denkt u aan de bedrijfsgegevens, namen, functies, etc.

Leg afspraken duidelijk vast

Maak heldere afspraken en leg alles schriftelijk vast. Maak geen gebruik van mondelinge afspraken, maar gebruik enkel duidelijke en schriftelijke offertes of contracten waarin de afspraken van betaling tussen partijen zijn terug te vinden.

Hanteer een consistent debiteurenbeleid

Hanteer een consistent debiteurentraject, maak gebruik van redelijke maar bij voorkeur korte betalingstermijnen en stel de relatie ook daadwerkelijk op de juiste wijze in gebreke. Onder de nieuwe wet incassokosten (WIK) dient een aanmaning namelijk aan een aantal harde voorwaarden te voldoen. Zo dient u in de aanmaning een betalingstermijn te geven van minimaal 14 dagen, dient u duidelijk aan te kondigen wat de gevolgen zijn indien niet tijdig wordt betaald, namelijk dat de vordering uit handen wordt gegeven wordt verhoogd met rente en incassokosten, en dient u tevens aan te geven wat de hoogte zal zijn van de incassokosten die berekend zullen worden. Laat de relatie verder niet in de veronderstelling dat er nog een aantal sommaties zullen volgen alvorens u verdere stappen onderneemt. Vermijd dan ook aanduidingen zoals bijvoorbeeld “eerste herinnering”.

Ingebrekestelling en uit handen geven

Geef in uw ingebrekestelling duidelijk aan wanneer u het dossier uit handen zult geven en aan wie en volg deze actie ook consequent en direct op. Uw relatie weet dan immers dat het u menens is. << U kunt hier een voorbeeld ingebrekestelling downloaden >> (Word 2003 formaat).

Bel uw debiteur op

Direct persoonlijk contact zoeken met de relatie leidt vaak tot een positief resultaat. Neem kort voor het verstrijken van de betaaldatum telefonisch contact op met uw relatie en vraag na of men de factuur en/of herinnering heeft ontvangen en wanneer men betaling mag verwachten. Brieven zijn gemakkelijker te negeren dan een daadwerkelijk persoon aan de telefoon.

Geen resultaat?

Leveren bovenstaande tips u geen oplossing? Betaalt uw debiteur nog steeds niets?
Onze juristen gaan graag voor u op “No Cure, No Pay” basis aan de slag.
Lees meer informatie over “Het incasso-traject” of dien nu online uw incasso in!

Lees ook: